Когда возникает потребность вернуть товар в магазин, то очень важно соблюсти все правила и формальности, установленные законодательством. Каким именно будет юридическое оформление, зависит от ряда факторов, например, от того какой вид товара возвращается, качественный или некачественный. В данной статье мы рассмотрим нюансы приема-передачи товаров.
Каким образом оформляется акт, содержащий сведения о состоянии возвращаемого товара?
Когда происходит ситуация с возвратом товара, то необходимо создание такого документа, как акт осмотра. Чтобы не совершить ошибок в оформлении и избежать дальнейших проблем, стоит обратить внимание на некоторые особенности оформления этого акта. Далее вы узнаете все подробности и сможете пользоваться представленным образцом акта осмотра.
В самом начале обязательно напишите наименование документа (в нашем случае, это акт осмотра), а так же дату и место его составления. Далее укажите:
- Состав комиссии, которая присутствует при составлении акта, упоминая должности сотрудников и их ФИО.
- Информацию о лицах, участвующих в осмотре товара, в нашем случае это покупатель товара.
- Факт проведения осмотра товара.
- Характеристики изделия, по которым можно его идентифицировать.
- Дату приобретения изделия.
- Информацию о гарантийном обслуживании.
- Обнаруженные дефекты в продукции.
- Свои предположения о виновнике появления дефектов в изделии.
- Варианты действий, с помощью которых можно разрешить сложившуюся ситуацию.
- Поставьте свою подпись с расшифровкой.
- Попросите всех присутствующих при осмотре подписать данный документ.
Процесс осмотра товара может быть необходим в различных ситуациях.
Составляйте акт осмотра в следующих случаях:
- Если у вас купили продукцию, но через некоторое время покупатель хочет вернуть покупку назад.
- Если к вам привезли товар от изготовителя либо поставщика.
- В конце производственного цикла на предприятии и так далее.
Для чего нужен акт осмотра товара?
- Акт осмотра товара фиксирует состояние, качество и другие характеристики товарно-материальных ценностей на момент осмотра.
- Для бухгалтерии этот документ – основание, благодаря которому в будущем может осуществляться списание товара. Либо наоборот, он может быть принят к учету, в зависимости от итогов обследования.
- Этот акт может понадобиться для сверки с другими бумагами организации.
О том, как создать комиссию:
- Для того, чтобы осмотр товара соответствовал всем правилам, необходимо создание компетентной комиссии.
- В такую комиссию включайте работников организации в количестве не менее двух человек, лучше из разных структурных подразделений.
- Проследите, чтобы их уровень образования и квалификация были достаточными для проведения визуального исследования изделия. Только в этом случае выводы о состоянии вещи могут быть обоснованными.
- В случае необходимости, пригласите экспертов со стороны.
- Проконтролируйте правильность составления акта членами комиссии, так как это их прямая обязанность. Проследите, все ли этапы осмотра зафиксированы в акте, и правильно ли составлено заключение.
О том, какие последствия осмотра изделия могут быть
После осмотра товара могут быть приняты различные решения, например:
- Товар может быть возвращен изготовителю.При условии, что обнаруженный дефект, неисправность, брак возникли по вине производителя.
- Продукция может быть отправлена на более доскональное обследование, так называемую экспертизу качества. Проведение такой экспертизы оправдано, если визуальный осмотр не позволяет сделать однозначных выводов о причине возникновения дефектов.
- Изделие может признаться товаром надлежащего качества и пригодным к использованию по назначению.
Что еще вам стоит знать об акте осмотра товара:
- Актом называется документ, составленный несколькими лицами, и подтверждающий установленные факты либо события.
- Имейте в виду, что на настоящий момент времени почти все документы можно составлять в свободной форме, так как обязательное использование унифицированных формуляров было отменено еще в 2013 году.
- Акт осмотра не является исключением из общего правила. Поэтому в случае необходимости составляйте акт в произвольной форме. Однако если у вашей организации имеется унифицированный собственный шаблон – образец, то оформляйте документ по его типу.
- Если у вашей организации есть различные ранее обще употребляемые стандартные бланки, то используйте их.
- Для оформления акта осмотра берите обычный лист стандартного формата А4, либо бланк с фирменными знаками и логотипами (если условие их использования выдвинуто руководителями организации).
- Информацию в акт вписывайте вручную или набирайте на компьютере. Во втором случае, распечатайте документ и вручите всем присутствующим для того, чтобы они поставили свои подписи.
- Проставьте печать на акте осмотра в случае, если в локальных актах организации существует требование об удостоверении документации с помощью штемпельных изделий.
- Составьте акт в двух экземплярах, и ссылку на него внесите в журнал учета. В случае потери документа эта информация вам очень пригодится.
- Подписанный и заполненный документ храните в течение срока, указанного в законодательстве или в течение времени, указанного в нормативно-правовых документах вашей организации.