Согласно общеустановленным правилам, претензию может отозвать в любой момент лицо, которое ее составило. Для проведения процедуры отзыва претензии необходимо составить письмо.
Данный документ пишется в ситуациях, когда конфликт между сторонами разрешается в досудебном порядке или требования, указанные в претензии, были необоснованны или направлены не по адресу.
В последнем случае письмо обычно пишется в вежливой манере с просьбой расценивать предъявленные требования как недоразумение. Также в письме нужно объяснить, вследствие чего возникло ложное мнение относительно причастности адресата к той или иной ситуации.
Как написать письмо, отзывающее ранее составленную претензию?
Специалисты рекомендуют составлять письмо-отзыв в печатном виде, так как на практике возможны ситуации, когда почерк заявителя бывает трудно разобрать. Вдобавок ко всему, деловая переписка подразумевает составление документов не «от руки», а именно в печатном виде.
Содержание письма можно условно поделить на несколько частей. Заглавной частью послужит шапка документа, в которой в соответствии с общеустановленными нормами укажите реквизиты, личные и контактные данные отправителя и адресата.
Немного ниже следует основная часть. В данном абзаце уточните, какую именно претензию вы желаете отозвать и по каким причинам.
Идентификационными данными в данном случае выступают:
- Дата подачи претензии;
- Регистрационный входящий номер;
- Реквизиты составителя претензии.
В следующем абзаце автор письма по правилам деловой переписки должен перейти к просительной части. В ней попросите адресата письма признать претензию недействительной и прекратить любую активность, о которой идет речь в претензии.
Также не забудьте прикрепить все документы, подтверждающие несостоятельность требований, описанных в претензии.
Для того чтобы юридически грамотно отозвать претензию, необходимо действовать поэтапно.
Этап первый.
Помните, что согласно законодательству, вы имеете право отказаться от составленной ранее вами претензии в любой момент. По правилам претензия должна быть рассмотрена адресатом в течение 30-ти суток. В случае, когда адресат удовлетворил ваши требования в установленный срок или же вы, решили не тратить время на разбирательства, вы имеете полное право отозвать свою претензию.
Этап второй.
Существует два варианта, с помощью которых можно отозвать претензию: самостоятельно и в суде. Вне зависимости от выбранной опции, письмо-отзыв должно быть оформлено надлежащим образом. Это подразумевает указание реквизитов претензии, на основе которой составляется отзыв (номер, число, дату составления, дату регистрации при поступлении во входящую корреспонденцию). Также в письме в обязательном порядке упомяните то, что составленную ранее вами претензию необходимо считать недействительной.
Этап третий.
По правилам переписки письмо-отзыв должно содержать извинения в адрес стороны, которая являлась адресатом претензии. Однако в то же время письмо должно быть составлено в официально-деловом стиле. Именно поэтому приносите извинения второй стороне в сжатой и лаконичной форме, избегая излишней эмоциональности.
Этап четвертый.
Письмо-отзыв должно быть получено тем же лицом, на имя которого была составлена претензия. Поэтому проследите за тем, чтобы письмо с извинениями дошло до адресата. Таким образом, лучше всего отправлять деловую корреспонденцию заказным письмом с уведомлением о вручении адресату.
Этап пятый.
Для того чтобы избежать каких-либо проблем и потратить минимум времени на ведение претензионной переписки, заранее обратитесь к опытному специалисту. Юрист поможет вам оформить письмо в соответствии со всеми законодательными нормами и подобрать нужные слова для достижения необходимого результата без лишних проблем.
Иногда происходят ситуации, когда сторона, на адрес которой была составлена претензия, добивается ее отзыва через суд. Для того чтобы избежать подобной участи, позаботьтесь о том, чтобы ваша претензия была составлена правильно.
В обязательном порядке при отправлении претензии приложите всевозможные документы, подтверждающие нарушение ваших прав. Также при наличии свидетелей нарушений нотариально заверьте их показания.
На практике только ответчик по претензии может инициировать судебное разбирательство относительно предъявленных к нему требований. Зачастую такие ситуации происходят, когда в основной части претензионного письма допущены грубые ошибки и на их основании адресат документа желает признать требования другой стороны незаконными.
Также может возникнуть ситуация, когда процесс рассмотрения отзыва затягивается, а тем временем заканчивается и срок подачи иска по претензии. Именно поэтому решать вопрос в досудебном порядке необходимо только в тех случаях, когда без попыток мирного решения вопроса дело не может быть передано в суд.