Одной из самых распространенных причин, из-за которой составляется претензия на основании договора поставки, считается задержка в оплате партии товара. В таком случае поставщик рискует выйти из привычного ритма коммерческой деятельности и, соответственно, понести большие финансовые потери.
Со стороны получателя партии товара данная ситуация является напротив выгодной. В этом случае он получает товар, и наряду с этим может пользоваться не потраченными (согласно закону – чужими) денежными средствами.
Как правильно написать претензионное письмо за товар, который не был оплачен?
Как правило, большинство соглашений сторон содержит пункт обязательного урегулирования конфликта в досудебном порядке. Именно поэтому, если вы желаете взыскать с контрагента проценты за просрочку, нужно составлять претензию. Только при соблюдении претензионного порядка дело в дальнейшем может быть рассмотрено в суде (согласно пункту 2, части 1, статьи 148 АПК России). Шаблон, которого стоит придерживаться при составлении претензии относительно взыскания пени (согласно статье 395 ГК России), вы можете найти ниже. Помните, что в случае возникновения конфликта между сторонами, претензия должна быть составлена в обязательном порядке вне зависимости от того, был ли оформлен договор и предусматривает ли он решение споров в досудебном порядке. Данная мера позволяет решить любую проблему без вмешательства судебных органов и соответствующих финансовых затрат сторон.
Перед тем, как приступить к непосредственному составлению претензии, загляните в договор. Возможно, что в нем будет оговорен конкретный срок предъявления претензии. Также в соглашении может быть прописан срок, в течение которого требования, указанные в претензии, должны быть выполнены контрагентом.
По правилам в претензии должны быть отражены следующие пункты:
- Пункты договора, которые не выполнил контрагент;
- Ссылки на пакет документов (квитанции, накладные, положения соглашения), подтверждающий задолженность второй стороны;
- Требования, выполнения которых вы ожидаете от второй стороны;
- Общая стоимость задолженности;
- Сроки, в течение которых контрагент должен произвести оплату или удовлетворить требования, описанные в претензии.
Не забудьте приложить к претензии сопутствующую документацию. К примеру, в случае, если грузополучатель не внес плату за купленный товар, приложите к претензии отгрузочную документацию (копию договора, накладных, счета-фактуры и прочее).
Согласно законодательным нормам, заявитель может не производить расчет процентов в претензии.
Все дело в том, что на момент составления претензии точную сумму задолженности с учетом процентов определить достаточно трудно. Однако не забудьте уведомить контрагента о том, что вы ожидаете расчета за весь период просрочки товара. Также вы можете указать формулу, по которой должен быть произведен расчет процентов и дату, относительно которой должны производиться вычисления. Указав данную информацию, риск того, что итоговая сумма процентов будет рассчитана неверно, значительно снижается.
В случае если после предъявления претензии контрагент не выполнит ваших требований и не выплатит указанную сумму, вы можете взыскать ее в суде. Укажите в исковом заявлении, что желаете получить проценты за весь период, считая от поставки товара до фактического исполнения обязательств. В этом случае расчетом процентов займется пристав или сотрудники банка, в которой организация подаст исполнительный документ. Также в случае если контрагент исполнит решение суда с задержкой, он будет обязан выплатить неустойку за весь период просрочки.
Обратите внимание на то, что взыскание процентов (согласно статье 395 ГК России) возможно только в случае, если денежные обязательства сторон были просрочены. Попросту говоря, контрагент задолжал вам определенную сумму денег. В случае, если за второй стороной числится задолженность, однако сроки возврата денежной суммы не истекли, контрагент пользуется денежными средствами вашей организации вполне законно. Это означает, что вы не можете требовать выплаты процентов согласно вышеуказанной статье Гражданского кодекса. Поэтому не стоит путать пени за задержку суммы и проценты за использование денег.
Также невозможно потребовать проценты за задержку вместе с выплатой неустойки, указанной в договоре. Вы имеете право на выбор только одной из указанных опций. Однако помните, что если при предварительном расчете сумма неустойки оказалась в разы меньше начисленных процентов, то согласно статье 395 ГК России вы вправе выбрать наиболее выгодный вариант.
Вне всяких сомнений, стороны зачастую договариваются о погашении долга на взаимовыгодных условиях. Именно в этом случае требование выплаты процентов может быть на руку одной из сторон. К примеру, вы можете потребовать выплаты основного долга в самые кратчайшие сроки, а в случае, если денежная сумма не поступит на счет вашей компании, потребовать выплаты по процентам.
Согласно общеустановленным правилам, существует несколько способов передачи претензии второй стороне:
- Вручить документ лично в руки. При выборе данной опции проверьте наличие отметки о вручении на вашем экземпляре. Одна должна состоять из личной подписи контрагента, ее расшифровки, даты, печати и название должности лица, принявшего претензию. Также возможен второй вариант: дата и регистрационный номер входящей корреспонденции;
- Отправить по факсу или электронной почте. Данный вариант возможен в случае, когда стороны предусмотрели такой способ общения в договоре. Не забудьте распечатать письмо, а также отчет об отправке.
- Послать по почте заказным письмом с уведомлением о прибытии к адресату. Письмо должно быть направлено на юридический адрес организации. Найти его, как правило, не составит особого труда: сделать это можно в интернете на официальном сайте ФНС или же найти информацию о второй стороне в договоре. Не забудьте взять с почты квитанцию, опись и уведомление о вручении.
Помните о том, что любые документы, подтверждающие вручение и хранение претензии у контрагента, могут понадобиться вам в случае дальнейших судебных разбирательств. Именно поэтому не забудьте сохранить их до полного выяснения обстоятельств.